Բաժին 9. Հաստատող և ճշգրտող մեխանիզմներ

1.Սկզբնական գրանցումներ

1.1.Գրանցման ցիկիլի հիմնական քայլերը

Այս մասին յուրացման համար հարկ է վերհիշել առաջին մասում ներկայացված գրանցման և հաշվառման 6 քայլերը: Ստորև 1-4քայլերը.

Քայլ 1.Ձեռք բերեք կամ ստեղծեք սկզբնական հաշվապահական հաշվառման փաստաթուղթ` յուրաքանչյուր գործառնության համար:

Քայլ 2.Յուրաքանչյուր գործառնությունը գրանցեք սկզբնական հաշվապահական գրքերում (մեմորիալ օրդեր)` նախքան գլխաբոր գիրք մուտքագրելը:

Քայլ 3.Օգտագործեք սկզբնական հաշվապահական գրքերի տեղեկատվությունը (օրինակ` ամսական ընդհանուր գումարները) գլխավոր գրքում կրկնակի ձևակերպումներ տալու համար:

Քայլ 4.Ստուգեք գլխավոր գրքի թվաբանական ճշգրտությունը` փորձնական հաշվեկշիռ կազմելու միջոցով:

Առաջին քայլերը կարելի է ներկայացնել հետևյալ սխեմայի միջոցով.

Կրկնակի գրանցումները կատարվում են միայն գլխավոր գրքում (քայլ 3): Սկզբնական հաշվապահական գրքերը օգտագործվում են տարբեր տեսակի գործարքների (գնումներ, վաճառք և այլն) պարբերական ընդհանուր գումարները կուտակելու համար` մինչև գլխավոր գրքում այդ գումարների կրկնակի ձևակերպումներ կատարելը: Այս քայլը (քայ 2) անհրաժեշտ է, որովհետև կան որոշ տիպի գործարքներ (օրինակ` գնումները և վաճառքը), որոնք հաճախակի են տեղի ունենում, և եթե յուրաքանչյուր գործարքի համար տրվեր առանձին ձևակերպում, ապա հաշվառումը կդառնար անկառավարելի: Ընդունված է (ձեռքով պատրաստված գրանցումներ դեպքում) սկզբնական գրքերում հաշվել ամսական ընդհանուր գումարները և գրանցել այդ գումարները գլխավոր գրքում:

1.2.Սկզբնական հաշվառման գրքեր

Կարևոր է հասկանալ գրանցման ակզբանական գործընթացը, մինչև «Վերահսկման հաշիվների» ուսումնասիրումը:

Նախնական գրանցումների համար գոյություն ունեն առնվազն 4 առանձին գիրք, գործարքների հետևյալ դասերի համար.

ա)Ապառիկ վաճառք

բ)Ապառիկ գնումներ

գ)Ստացված և բանկում ներդրված կանխիկ

դ)Վճարումներ չեկով

Իհարկե կան նաև այլ գործարքներ, բայց այժմ ուսումնասիրենք հետևյալ չորսը: Այս բոլոր գրքերը համարվում են «սկզբնական գրանցումների գրքեր»: Սկզբունքը ներկայացնելու համար կօգտագործենք մի մոդել, որը ենթադրում է, որ ձեռնարկության ստացված բոլոր գումարները օրական ներդրվում են բանկ և բոլոր վճարումները կատարվում են չեկով: Սա նորմալ իրավիճակ է արևմտյան շատ ընկերությունների համար: Ընկերությունների աուդիտորները հաճախ պահանջում են, որ այս միջոցները ձեռնարկվեն ներքին վերահսկման նպատակով:

Փոքր ձեռնարկություններում բանկային գործարքները (բանկ ներդրված գումարը և չեկով վճարումները) կարող են գրանցվել մեկ գրքում, որտեղ ձախ էջում գրանցվում է բանկ ներդրված կանխիկը, իսկ աջ էջում` դուրս գրված չեկերը: Խոշոր կազմակերպություններում բանկային գործարքները կարող են գրանցվել առանձին գրքերում: Այն գիրքը, որում գրանցվում է ստացված և բանկ ներդրված գումարը սովորաբար կոչվում է «Մուտքերի կանխիկ գիրք», իսկ այն գիրքը, որտեղ գրանցվում են վճարումները «Վճարումների կանխիկ գիրք»:

Գիրքը որում գրանցվում է ապառիկ վաճառքն, անվանում են «վաճառքի մատյան» կամ «վաճառքի օրագիր»: Նմանատիպ տերմիներ են օգտագործվում ապառիկ գնումների գրքերն անվանելու համար:

Մանրամասն աշխատանքի համար

Պ. Գալստյանը հումվարի 1-ին հիմնել է ցեմենտի առևտուր իրականացնող ձեռնարկություն: Ամբողջ ստացված գումարը օրական ներդրվում է բանկում, իսկ բոլոր վճարումները կատարվում են չեկով: Առաջին ամսվա գործարքները հետևյալն են

Հունվարի 1. Նոր ձեռնարկության համար բանկում Պ. Գալստյանը բացել է հաշիվ`ներդնելով $10,000 իր անձնական միջոցներից:

Հունվարի 2. Բեռնատար մեքենա է գնել վճարելով $5,000:

Հունվարի 3. «Աբովյան Նախագիծ» ՓԲԸ-ից ապառիկ գնել է ցեմենտ $5,000 արժողությամբ:

Հունվարի 4. Ի. Սարգսյանին ապառիկ վաճառել է ցեմենտ $200-ով:

Հունվարի 5. Պ. Ադամյանին ապառիկ վաճառել է ցեմենտ $350-ով:

Հունվարի 6. Ա. Մակարյանին ապառիկ վաճառել է ցեմենտ $6,000-ով:

Հունվարի 7. Կատարել է ցեմենտի կանխիկ վաճառք $300-ով:

Հունվարի 8. «Հայցեմենտ» ԲԲԸ-ից  ապառիկ գնել է ցեմենտ $500-ով:

Հունվարի 9. «Տավրոս» ՍՊԸ-ին ապառիկ վաճառել է ցեմենտ $1,000-ով:

Հունվարի 10. Ի. Սարգսյանինց ստացել է $150-ի չեկ:

Հունվարի 11. Պ. Ադամյանից սատցել է $350-ի չեկ:

Հունվարի 12. Ա. Մակարյանից ստացել է $4,500-ի չեկ:

Հունվարի 16. Անձնական կարիքների համար ձեռնարկության հաշվից հանել է $1,000:

Հունվարի 18. «MPC» ավտոնորոգման արհեստանոցին ավտոմեքենայի վրա կատարված ծախսերի համար վճարել է $500:

Հունվարի 19. «Հայ ցեմենտ» ԲԲԸ-ին պարտքի դիմաց վճարել է $400:

Բոլոր վերոհիշյալ գործարքները սկզբնական գրքերում գրանցելուց հետո կտեսնենք, թե ինչպես է այս գրքերի տեղեկատվությունը օգտագործում Գլխավոր գրքում կրկնակի ձևակերպումներ տալու համար: Դրանց հիման վրա էլ հետո կտեսնենք, թե ինչպես են օգտագործվում Վերահսկման հաշիվները:

1.3 Ապառիկ վաճառք

Պ. Գալստյանը գրանցվում է ապառիկ վաճառքը դրանց կատարման պահին` երկու օրինակից կազմելով վաճառքի հաշիվ-ապրանքագիրը: Հաշիվ-ապրանքագրի մեկ օրինակը ապրանքների հետ միասին տրվում է հաճախորդին, իսկ երկրորդ օրինակը պահվում է Վաճաքի Օրագրի մեջ գրանցում կատարելու համար: Հաշիվ-ապրանքագրերի ամեն զույգի վրա նախօրոք նշված է լինում հաջոդրական համար (սկսած 001-ից):

Ներքևում բերված է Վաճառքի Օրագրի ֆորմատի մի օրինակ: Առաջին աշխատանքը կլինի հունվարին կատարված Պ. Գալստյանի ապառիկ վաճաքի գործարքների գրանցումը:

Վաճառքի օրագիր

Ամսաթիվ	Հաշիվ-ապրանքագիր Nօ	Հաճախորդի անուն/ազգանուն	Գումար
Ընդամենը

Երբեմն Վաճառքի Օրագիրը ունենում է մի քանի վերլուծական սյունյակներ: Դրա անհրաժեշտությունը ծագում է, երբ ձեռներեցը ցանկանում է վերլուծել վաճառքը ըստ ապրանքների տեսակների: Մեր օրինակում ապրանքը միատեսակ է (ցեմենտ) և վերլուծական սյունակների անհրաժեշտություն չկա:

1.4 Ապառիկ գնումներ

Ապառիկ գնումների սկզբնական փաստաթուղթ է հանդիսանում մատակարարներից ստացված հաշիվ-ապրանքագիրը, որը ստացվում է ապարնքների առաքման պահին կամ մի քանի օր հետո: Այս փաստաթղթի հիման վրա գնումներ կատարող ձեռնարկությունում ստեղծվում են պաշարների վերաբերյալ (դրանց նկարագրության, փաստացի առկայության, և շարժի) այլ ներքին փաստաթղթեր:

Գնումների Օրագիրը «Ընդամենը» սյունակից դեպի աջ կընդգրկվեն վերլուծության համար անհրաժեշտ մի շարք սյունյակներ: Դա պայմանավորված է նրանով, որ ապառիկ գնումները վաճառքի նպատակով գնված ապրանքներից բացի ներառում են նաև այլ ծախսումներ: Այդ պատճառով Գնումների Օրագիրը կազմված է այնպես, որ հնավարո լինի հաշվել ծախսումների յուրաքանչյուր տեսակի ամսական ընդհանուր գումարը:

Ստորև բերված է Գնումների Օրագրի ֆորմատի մի օրինակ, որը և կօգտագործվի Պ. Գալստյանի ապառիկ գնումների գործարքները գրանցելու համար: «Եվ այլն» վերնագրով սյունյակը ցույց է տալիս, որ Գնումների օրագիրը կարող է պարունակել զանազան այլ ծախսումներ:

Գնումների օրագիր

Ամսաթիվ	Հաշիվ-ապ.  Nօ	Մատակարարի անուն/ ազգանուն	Ընդամենը	Ապրանքներ	Գրենական պիտույքներ	Եվ այլն
Ընդամենը

«Հաշիվ Nօ.» սյունյակը կարելի է օգտագործել երկու ձևով: Մատակարարից ստացված հաշիվ-ապրանքագիրը կունենա եզակի համար և այդ համար կարելի է այստեղ գրանցել: Այս մեթոդի կիրառման դեպքում այնուամենայնիվ տվյալ սյունակում թվային հերթականությունը չի պահպանվի, որովհետև հաշիվ-ապրանքագրերը ստացվում են տարբեր մատակարարներից: Որոշ ընկերությունները նախընտրում են ստացված հաշիվ-ապրանքագրին վերագրել իրենց հերթական համարը:

Ենթադրենք, որ Պ. Գալստյանը կիրառում է այս մեթոդը և առաջին վերագրվող համարը 01-ն է:

1.5 Վճարումների Կանխիկի Գիրքը

Այս գիրքը կօգտագործվի բանկի միջոցով կատարված բոլոր վճարումները գրանցելու համար: Այստեղ ևս անհրաժեշտ են մի շարք վերլուծական սյունյակներ:

Ապառիկ գնումների դիմաց կատարված վճարումները սովորաբար գրանցվում են Վճարումների Կանխիկի «Կրեդիտորական պարտքեր» վերնագրի հետ:

Ստորև բերված է Պ. Գալստյանի բանկային գործարքների համար կազմված վճարումների կանխիկ գրքի մի օրինակ:

Վճարումների Կանխիկ գիրք

Ամսաթիվ	Մանրա- մասներ	Ընդամենը	Կրեդիտորական պարտքեր	Հիմնական միջոցներ	Շահույթից մասհանում-ներ	Փոխա- դրամի- ջոցների ծախսեր
Ընդամենը

2.Գրանցումներ գլխավոր գրքում: Վերահսման հաշիվներ

Մանրամասն տեղեկություններ կարելի է ստանալ երկու լրացուցիչ ենթամատյաններից: Այս ենթամատյաններից մեկը դեբիտորական պարտքերի համար է, իսկ մյուսը` կրեդիտորական պարտքերի: Ենթամատյաններում բացվում են հաշիվներ յուրաքաչնյուր հաճախորդի կամ մատակարարի համար:

Գլխավոր գրքում բացվում է մեկ հաշիվ, միայն դեբիտորական պարտքերի համար, և մեկ այլ հաշիվ կրեդիտորական պարտքերի ընդհանուր գումարի համար: Այս երկու հաշիվներ կոչվում են վերահսկման հաշիվներ:

2.1 Վերահսկման հաշիվներ

Գլխավոր գրքում բացվում է վերահսկման հաշիվ դեբիտորական պարտքերի համար և վերահսկման հաշիվ կրեդիտորական պարտքերի համար: Առայժմ այս երկու հաշիվները պատկերացրեք, որպես «ընդհանուրի» հաշիվներ, որովհետև դրանցից յուրաքաչնյուրը առանձին գրանցամատյանների հաշիվ է, որտեղ հանրագումարը ներկայացնում է կամ հաճախորդների դեբիտորական պարտքերի ընդհանուր գումարը կամ` մատակարարների կրեդիտորական պարտքերի գումարը: Հետագայում կտեսնենք, թե ինչու է «Վերահսկման Հաշիվ» անվանումը առավել նախընտրելի:

Այս վերահսկման հաշիվների դեբտային և կրեդիտորային մուտքագրումները իրենցից ներկայացնում սկզբնական հաշվապահական գրքերում, ցույց է տրվում ընդհանուր գումարները: Օրինակ, Պ. Գալստյանը հունվարին ապառիկ վաճառքի ընդհանուր գումարը գլխավոր գրքում կգրանցվի հետևյալ կերպ.

Դտ Դեբիտորական պարտքերի վերահսկման հաշիվ 7,550

Կտ Ապրանքների վաճաքներից հասույթ 7,550

Վերոհիշյալ տեղեկատվությունը վերցված է վաճառքի ընդհանուր գումարներից: Գլխավոր գրքում բոլոր գրացնումները կատարվում են սկզբնական հաշվապահական գրքերի համրագումարների հիման վրա:

Գլխավոր գրքում բացվում է հաշիվ բանկի համար (հաշվարկային հաշիվ): Այս հաշվի դեբետային և կրեդիտային գրանցումներն իրենցից ներկայացնում են ժամանակաշրջանի ընթացքում բանկ ներդրված ընդհանուր գումարը և ժամանակաշրջանի ընթացքում ընդհանուր ծախսված գումարը: Օրինակ, հունվարին բանկ ներդված ընդհանուր գումարը, ինչպես ցույց է տալիս Պ. Գալստյանի Մուտքերի Կանխիկ Գիրքը, կգրանցվի հետևյալ կերպ.

Դտ Հաշվարկային հաշիվ 15,300

Կտ Դեբիտորական պարտքի վերահսկման հաշիվ 5,000

Կտ Ապրանքների վաճառքից հասույթ 300

Կտ Սեփական կապիտալ 10,000